Senast uppdaterad: 1 mars 2021
Varför och för vem?
På Aros iKon AB org.nr (556987-4505) bryr vi oss om personlig integritet. Det betyder att vi respekterar och värnar om din integritet och rätten till kontroll och transparens vid behandling av dina Personuppgifter.
Aros iKon är Personuppgiftsansvarig i förhållande till de Behandlingar av Personuppgifter som listas i denna Integritetspolicy. Policyn beskriver för vilka ändamål vi behöver dina Personuppgifter, vilken rättslig grund vi stödjer oss på samt vilka åtgärder vi vidtar för att skydda personuppgifter. Vi informerar även om hur du gör för att utöva de rättigheter du har kopplat till vår behandling av dina Personuppgifter.
Vi kommer också att lista våra Personuppgiftsbiträden så att du kan känna dig 100% säker på var dina Personuppgifter lagras och Behandlas.
Policyn informerar om vår hantering av Personuppgifter i de fall du kommunicerar med oss, använder Tjänsten eller besöker vår hemsida www.arosikon.se
Den här policyn riktar sig till:
- Användare av Tjänsten
- Potentiella kunder
- Kunder
- Kunders anställda
Definitioner
”Behandling” av Personuppgifter är allt som kan göras med en Personuppgift, t.ex. lagring, ändring, läsning, överlämning osv.
”Gällande rätt” är den lagstiftning som är tillämplig behandlingen av Personuppgifter inklusive Dataskyddsförordningen (GDPR), kompletterande nationell lagstiftning, samt praxis, vägledningar och rekommendationer utfärdade av en nationell eller europeisk tillsynsmyndighet.
”Personuppgifter” är all slags information som går att koppla till en identifierbar, levande person.
”Personuppgiftsansvarige” är det företag/organisation som bestämmer för vilka ändamål och på vilket sätt Personuppgifterna ska behandlas och därmed även ansvarar för att Personuppgifter behandlas enligt Gällande Rätt.
”Personuppgiftsbiträde” är det företag/organisation som behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning och får därmed endast Behandla Personuppgifterna enligt Personuppgiftsansvariges instruktioner samt gällande lagstiftning.
”Registrerad” betyder den levande, fysiska person vars Personuppgifter behandlas.
”Tjänsten” Redovisning, årsredovisning och deklaration samt företagsadministration.
Aros iKons personuppgiftsansvar
Informationen i denna Policy omfattar de Behandlingar av Personuppgifter som Aros iKon är Personuppgiftsansvarig över, dvs. de Behandlingar för vilka vi bestämmer ändamålet med (varför en behandling görs) och medel för (på vilket sätt, vilka personuppgifter, hur länge osv.). Policyn beskriver inte hur vi behandlar personuppgifter i rollen som Personuppgiftsbiträde – alltså då vi behandlar personuppgifter på uppdrag av våra kunder.
I vår verksamhet hanterar vi kunders information så som företagsnamn, adress och organisationsnummer. I vissa fall även anställdas uppgifter för att beräkna löner. Dessa uppgifter ligger säkert lagrade i våra system och hanteras endast under den tiden vi har i uppdrag att utföra tjänsten. Kunden kan när som helst återkalla sitt medgivande och begära att personlig information tas bort. Om så sker upphör även Aros iKons möjlighet att utföra tjänster åt kunden.
Aros iKons behandling av personuppgifter
Vi har ett ansvar att beskriva och visa hur vi lever upp till de krav som ställs på oss när vi behandlar dina Personuppgifter. Det här avsnittet syftar till att informera om:
- Varför Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig i förhållande till ändamålet
- Vilken rättslig grund vi identifierat för Behandlingen
Rättsliga grunder
Avtal – Behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra skyldigheter i ett avtal mellan oss och den Registrerade eller för att förbereda inför att ingå ett avtal med den Registrerade.
Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?
Vi sparar dina Personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till det ändamål som de samlades in för. Beroende av vilken rättslig grund vi stödjer behandlingen på kan detta a) följa av ett avtal, b) vara beroende av ett giltigt samtycke, c) framgå av lagstiftning eller d) följa av en intern bedömning baserad på en intresseavvägning. I listan nedan anger vi (i den utsträckning det är möjligt) den period Personuppgifterna kommer att lagras eller de kriterier som används för att fastställa perioden.
Behandlingar
- Behandling och ändamålet med behandlingen: Företagsnamn, adress och organisationsnummer behöver vi för att kunna utföra redovisningen åt våra kunder samt rapportera moms och presentera en årsredovisning och deklaration. Anställdas uppgifter så som personnummer behöver vi för att kunna beräkna löner och rapportera arbetsgivaravgifter till skatteverket samt i vissa fall rapportera pensioner och FORA.
Personuppgifter: Företagsnamn, företagsadress, organisationsnummer, anställdas namn, adress och personnummer.
Källa: Personuppgifterna lämnas till oss från kunden som anlitar oss.
Rättslig grund: Avtal
Period för lagring: Under den tid kunden anlitat oss att uträtta dessa tjänster.
Dina rättigheter
Du är den som bestämmer över dina Personuppgifter. Vi strävar alltid efter att se till att du kan utöva dina rättigheter så effektivt och smidigt som möjligt.
Tillgång – Du har alltid rätt att få information om de Personuppgiftsbehandlingar som rör dig. Vi lämnar endast ut uppgifter om vi har kunnat säkerställa att det faktiskt är du som frågar efter uppgifterna.
Rättelse – Upptäcker du att de Personuppgifter vi behandlar om dig inte stämmer, hör av dig så fixar vi det!
Radering – Vill du att vi glömmer dig helt? Du har rätt att begära radering av dina Personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för. Om vi är skyldiga att behålla dina uppgifter enligt lag eller ett avtal som vi har ingått med dig kommer vi att säkerställa att de endast behandlas för det specifika ändamål som framgår av lagen eller avtalet; därefter ser vi till att uppgifterna raderas så snart som möjligt.
Invändning – Håller du inte med oss om att vårt intresse av att behandla dina Personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av skydd av den personliga integriteten? Ingen fara – i så fall ser vi över vår intresseavvägning och kontrollerar att den fortfarande håller. Vi väger såklart in din invändning när vi gör en ny bedömning för att utvärdera om vi fortfarande kan motivera vår Behandling av dina Personuppgifter. Invänder du mot direktmarknadsföring kommer vi ta bort dina Personuppgifter på en gång utan att se över vår bedömning.
Begränsning – Du kan även be oss att begränsa vår Behandling av dina uppgifter:
- Under tiden som vi hanterar en begäran från dig om någon av dina andra rättigheter
- Om du, istället för att begära radering, vill att vi markerar att uppgifterna inte ska behandlas för ett visst ändamål. Om du t.ex. inte vill att vi skickar reklam till dig i framtiden behöver vi fortfarande spara ditt namn för att veta att vi inte ska kontakta dig
- I de fall där vi inte längre behöver uppgifterna för det ändamål som de samlades in för; förutsatt att du inte har ett intresse av att vi behåller uppgifterna för att kunna göra gällande ett rättsligt anspråk.
Dataportabilititet – Vi kan ge dig de uppgifter du själv lämnat till oss eller som vi har fått av dig i samband med att vi ingått ett avtal med dig. Du får dina uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format som du sen kan ta med dig till en annan Personuppgiftsansvarig.
Återkalla samtycke – Om du har samtyckt till en eller flera specifika behandling(ar) av dina Personuppgifter har du närsomhelst rätt att återkalla ditt samtycke och därmed be oss att upphöra med Behandlingen omedelbart. Observera att du endast kan återkalla ditt samtycke för framtida Behandling(ar) av Personuppgifter och inte för någon Behandling som redan skett.
Hur du använder dina rättigheter
Om du önskar återkalla hantering av personuppgifter så mailar ni till info@arosikon.se och anger erat kundnummer eller företagsnamn samt information kring vilken information ni önskar återkalla.
Överföring av Personuppgifter
För att driva vår verksamhet kan vi behöva ta hjälp av andra som behandlar Personuppgifter för vår räkning, så kallade Personuppgiftsbiträden.
I de fall där våra Personuppgiftsbiträden överför Personuppgifterna till ett land utanför EU/EES har vi säkerställt att Behandlingen är laglig enligt gällande rätt genom att något av följande krav är uppfyllda:
- det finns ett beslut från EU-kommissionen om att landet säkerställer adekvat skyddsnivå;
- tillämpning av EU-kommissionens standardavtalsklausuler för tredjelandsöverföring; eller
- andra lämpliga skyddsåtgärder som uppfyller gällande rätt.
Vi har ingått personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med alla våra Personuppgiftsbiträden. PUB-avtalet reglerar hur Personuppgiftsbiträdet får behandla Personuppgifterna och vilka säkerhetsåtgärder som krävs för personuppgiftsbehandlingen.
Vi kan även behöva lämna dina Personuppgifter till vissa utpekade myndigheter för att fullgöra skyldigheter enligt lag eller myndighetsbeslut.
Våra Personuppgiftsbiträden
- Personuppgiftsbiträde: Ekonomiprogram BL administration, BL Bokslut, BL skatt.
Personuppgifter som behandlas: Företagsnamn, adress, organisationsnummer, anställdas namn, adress och personnummer
Instruktioner: BLs tjänster används endast för lagring - Personuppgiftsbiträde: Google Analytics
Personuppgifter som behandlas: Besökares aktivitet på vår webbplats.
Instruktioner: Google Analytics tillåter oss att se information om aktiviteterna för besökare på vår webbplats och användare av vår tjänst, inklusive sidvisningar, källa och tidpunkt. Informationen är anonymiserad och visas som siffror, vilket betyder att den inte kan spåras tillbaka till individer. Detta hjälper till att skydda din integritet. Detta hjälper oss om användarnas behov så att vi kan förbättra vår produkt.
Överföring av Personuppgifter till annan Personuppgiftsansvarig
Rapportering av moms, inkomstdeklaration och arbetsgivaravgifter sker till Skatteverket samt årsredovisning till Bolagsverket. Uppgifter om löner rapporteras i vissa fall till FORA.
Säkerhet
Aros iKon har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att de skyddas från förlust, missbruk och obehörig eller otillåten åtkomst.
Våra säkerhetsåtgärder
Organisatoriska säkerhetsåtgärder är åtgärder som implementeras i arbetssätt och rutiner inom organisationen. Våra organisatoriska säkerhetsåtgärder är:
- Interna styrdokument (policys/instruktioner)
- Inlogg- och lösenordshantering
- Informationssäkerhetspolicy
Tekniska säkerhetsåtgärder är åtgärder som implementeras genom tekniska lösningar. Våra tekniska säkerhetsåtgärder är:
- Åtkomstlogg
- Säkert nätverk
- Säkerhetskopiering
Om vi inte håller vad vi lovar
Om du upplever att vi behandlar dina Personuppgifter på ett felaktigt sätt, även efter att du har uppmärksammat oss om detta, så har du alltid rätt att lämna ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Mer information om våra skyldigheter och dina rättigheter finns på https://www.imy.se/. Du kan också kontakta Integritetsskyddsmyndigheten på imy@imy.se.
Ändringar i den här policyn
Vi reserverar oss rätten att göra ändringar i denna Policy. I de fall ändringen påverkar våra skyldigheter eller dina rättigheter, kommer vi att informera om ändringarna i förväg så att du ges möjlighet att ta ställning till den uppdaterade policyn.
Kontakt
Hör av dig till oss om du har frågor om dina rättigheter eller om du har några andra frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter:
